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Anweisende Dokumentation

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Sanitärtechnik: Anweisende Dokumentation für einen hygienisch sicheren und regelkonformen Betrieb

Sanitärtechnik: Anweisende Dokumentation für einen hygienisch sicheren und regelkonformen Betrieb

Sanitärtechnische Anlagen unterliegen strengen gesetzlichen und normativen Anforderungen – insbesondere im Hinblick auf Trinkwasserhygiene, Arbeitssicherheit, Prüfpflichten und Betreiberverantwortung. Damit der Betrieb dieser Anlagen rechtssicher, effizient und nachvollziehbar erfolgt, ist eine anweisende Dokumentation erforderlich. Sie stellt sicher, dass technische und organisatorische Abläufe verbindlich geregelt sind – für das eigene Facility-Team ebenso wie für externe Dienstleister und Prüfstellen. Die anweisende Dokumentation ist ein zentrales Instrument zur Einhaltung der Betreiberpflichten nach Trinkwasserverordnung, VDI 6023, VDI 3810 Blatt 2 und BetrSichV. Sie definiert verbindlich, was zu tun ist, wie, durch wen, wie oft und mit welchem Nachweis – und bildet die Grundlage für Audits, Nachverfolgbarkeit und Qualitätsmanagement. Erstelle für alle wesentlichen Anlagenteile der Sanitärtechnik (z. B. Trinkwasserversorgung, Warmwasserbereitung, Spüleinrichtungen, Prüfstellen) strukturierte Betriebsanweisungen, Wartungsvorgaben und Nachweisdokumente. Pflege sie revisionssicher und stelle sie zentral im CAFM- oder DMS-System zur Verfügung.

Ziele der anweisenden Dokumentation

Umsetzung gesetzlicher Prüfpflichten und Hygienestandards im Facility Management

  • Umsetzung der gesetzlichen Prüfpflichten nach TrinkwV und BetrSichV

  • Sicherstellung des hygienisch einwandfreien Betriebs

  • Standardisierung von Abläufen, Zuständigkeiten und Nachweisen

  • Grundlage für Schulung, Kontrolle und Vergabe von Wartungsleistungen

  • Reduzierung von Haftungsrisiken und Nachrüstungsbedarf im Betrieb

Verfahrensanweisungen (SOPs)

  • Spülvorgänge bei Nichtnutzung (z. B. wöchentlich an Entnahmestellen ohne Bewegung)

  • Durchführung und Dokumentation von Legionellenbeprobungen nach §14 TrinkwV

  • Regelbetrieb der Warmwasserbereitung inkl. Temperaturprüfung (≥60 °C am Austritt)

  • Dichtheits- und Funktionsprüfung von Sicherheitsventilen und Rohrleitungen

  • Reinigung von Rückflussverhinderern, Filtern und Speicheranlagen

Rollen und Zuständigkeiten

  • Betreiberverantwortlicher nach VDI 3810

  • Technisch verantwortliche Person (TVP) nach VDI 6023

  • Beauftragte für Dokumentation, Terminverfolgung und Beprobung

  • Externe Dienstleister für Wartung, Laboranalyse, Hygieneinspektion

Fristen und Intervalle

  • Wöchentliche Spülung

  • Monatliche Sichtkontrollen

  • Vierteljährliche Temperaturmessung / Zirkulationsprüfung

  • Jährliche Wartung von sicherheitsrelevanten Bauteilen

  • Dreijährliche Hygienekontrolle / VDI-Inspektion (je nach Nutzung)

Formale Anforderungen an die Dokumentation

  • Klarer Titel, Geltungsbereich, Version, Erstelldatum, verantwortliche Stelle

  • Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Durchführung der Maßnahme

  • Verweis auf geltende Vorschriften (z. B. DIN EN 806-5, VDI 6023, DVGW W 551)

  • Felder für Prüfer, Datum, Unterschrift, Ergebnis / Maßnahme

  • Ablageort (analog oder digital), Archivierungsfrist, Zugriff durch interne/externe Akteure

Beispiele für anweisende Dokumente

Dokumenttyp

Beispiel

Verfahrensanweisung

„Wöchentliche Spülung wenig genutzter Entnahmestellen“

Checkliste

„Monatliche Sichtprüfung der Warmwasserbereitung“

Nachweisformular

„Legionellenprüfung – Probenahmeprotokoll gemäß TrinkwV“

Betriebsanweisung

„Druckhaltung und Leckageprüfung Speicheranlage A1“

Übergabeprotokoll

„Inbetriebnahme Sanitäranlage – Prüfung auf vollständige Kennzeichnung“

Integration in CAFM und Betrieb

  • Verknüpfung mit Anlagenkennzeichnung und Prüfpunkt-IDs

  • Automatische Erinnerung an Prüffristen und Wartungen

  • Speicherung von Prüfprotokollen als PDF/JPG/CSV in digitaler Anlagenakte

  • Generierung von Maßnahmen-Workflows bei Auffälligkeiten

  • Übersicht in Dashboards für Betreiberverantwortung und ESG-Dokumentation

Erfolgsfaktoren

  • Erstellung gemeinsam mit TGA, Hygiene, FM und ggf. externen Dienstleistern

  • Schulungsfähigkeit und Praxistauglichkeit der Anweisungen

  • Revisionssichere Pflege und regelmäßige Kontrolle (mind. jährlich)

  • Klare Schnittstellen zu Reinigung, IT, GLT und Dienstleistersteuerung

  • Verfügbarkeit für Prüfstellen, Auditoren und Versicherer